Regulamin
Wszystkie warunki współpracy
Regulamin Zamówień:
Ostatnia aktualizacja: 18.05.2026 r.
1. Postanowienia ogólne
a) Niniejszy Regulamin określa zasady współpracy pomiędzy Arturem Przybyłem działającym pod nazwą Afixo (dalej: „Wykonawca”) a Klientem, w szczególności zasady składania zamówień, realizacji Zleceń, rozliczeń, praw autorskich, odpowiedzialności stron oraz korzystania z wykonanych materiałów.
b) Wykonawca działa jako osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jeżeli obowiązujące przepisy będą wymagały rejestracji działalności gospodarczej, Wykonawca będzie prowadził działalność w odpowiedniej formie zgodnej z prawem.
c) Wykonawca świadczy usługi o charakterze kreatywnym i projektowym, obejmujące w szczególności worldbuilding, mapy, projekty graficzne, identyfikacje wizualne, dokumentacje narracyjne, materiały koncepcyjne oraz inne materiały związane z wizualnym i organizacyjnym opracowaniem pomysłów Klienta.
d) Wykonawca pomaga uporządkować, opracować i zwizualizować pomysły Klienta, jednak nie odpowiada za tworzenie całego uniwersum, fabuły lub świata przedstawionego jako autor koncepcji Klienta.
e) Wykonawca może korzystać z pomocy podwykonawców przy realizacji części Zlecenia. Wykonawca odpowiada wobec Klienta za działania podwykonawców oraz za końcowy rezultat Zlecenia.
f) Klient przed rozpoczęciem realizacji Zlecenia otrzymuje informację o udziale podwykonawców oraz o zakresie wykonywanych przez nich prac.
g) Strony mogą zawrzeć indywidualną umowę dotyczącą konkretnego Zlecenia. W zakresie objętym taką umową jej postanowienia mają pierwszeństwo przed Regulaminem.
2. Definicje
a) Wykonawca / Afixo – Artur Przybył świadczący usługi określone w niniejszym Regulaminie.
b) Klient – osoba fizyczna, firma lub inny podmiot zawierający umowę z Wykonawcą.
c) Zlecenie – indywidualnie ustalona usługa realizowana przez Wykonawcę na rzecz Klienta.
d) Materiały – wszystkie treści przekazane przez Klienta w celu realizacji Zlecenia, w szczególności teksty, pliki, grafiki, opisy, szkice, dokumentacje oraz materiały dotyczące worldbuildingu.
e) Dzieło – rezultat wykonania Zlecenia, w szczególności projekty graficzne, mapy, dokumentacje, opracowania wizualne lub inne materiały wykonane przez Wykonawcę.
f) Podwykonawca – osoba lub podmiot współpracujący z Wykonawcą przy realizacji części Zlecenia.
g) Runda poprawek – jednorazowe zgłoszenie przez Klienta wszystkich zmian do przedstawionej wersji finalnej Dzieła w zakresie zgodnym z pierwotnymi ustaleniami.
h) Wsparcie techniczne – pomoc dotycząca gotowych plików, obejmująca w szczególności ponowne przesłanie plików, pomoc przy uszkodzonych plikach, konwersję lub inne działania techniczne niewpływające na sam projekt.
i) Archiwizacja – okresowe przechowywanie plików po zakończeniu lub anulowaniu Zlecenia.
j) Zadatek – część wynagrodzenia wpłacana przed rozpoczęciem realizacji Zlecenia zgodnie z art. 394 Kodeksu cywilnego.
k) Kanały komunikacji – maksymalnie dwa ustalone przez strony sposoby kontaktu wykorzystywane podczas realizacji Zlecenia, np. e-mail lub Discord. Tylko wiadomości przesyłane tymi kanałami są uznawane za wiążące dla realizacji Zlecenia.
l) Wstrzymanie Zlecenia – czasowe zatrzymanie realizacji Zlecenia bez jego zakończenia.
m) Anulowanie Zlecenia – zakończenie realizacji Zlecenia bez wydania plików oraz bez udzielenia licencji.
3. Składanie zamówienia i zawieranie umowy
a) Złożenie zamówienia może nastąpić przez formularz kontaktowy, wiadomość elektroniczną lub inne ustalone kanały komunikacji. [Kontakt | Zamów]
b) Umowa zostaje zawarta w momencie:
– zaakceptowania warunków współpracy przez Klienta,
– oraz wpłacenia zadatku przez Klienta, chyba że strony ustalą inaczej.
c) Klient zobowiązuje się przekazywać wyłącznie prawdziwe, kompletne i zgodne z prawem informacje oraz materiały.
d) Klient ponosi pełną odpowiedzialność za legalność materiałów przekazywanych Wykonawcy, w szczególności za posiadanie odpowiednich praw autorskich, licencji lub zgód.
e) Wycena przygotowywana jest po ustaleniu zakresu Zlecenia i zwykle przedstawiana w ciągu 24 godzin od zakończenia ustaleń.
f) Klient ma 3 dni robocze na wpłatę zadatku, chyba że strony ustalą inaczej. Po tym czasie wycena może utracić aktualność i wymagać ponownego ustalenia.
g) Klient będący konsumentem zostaje poinformowany, że po rozpoczęciu realizacji usługi na jego wyraźne żądanie może utracić prawo odstąpienia od umowy zgodnie z art. 38 ustawy o prawach konsumenta.
h) Klient niepełnoletni może zawrzeć umowę wyłącznie za zgodą przedstawiciela ustawowego.
4. Proces realizacji zamówienia
a) Realizacja Zlecenia rozpoczyna się po zaksięgowaniu zadatku oraz rozpoczęciu faktycznych prac projektowych.
b) Terminy realizacji mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie w przypadku:
– zmian zakresu Zlecenia,
– opóźnień po stronie Klienta,
– działania siły wyższej,
– problemów technicznych lub losowych niezależnych od Wykonawcy.
c) W trakcie realizacji Klient otrzymuje bieżący wgląd w postęp prac w formie podglądów, screenshotów lub innych materiałów roboczych.
d) W trakcie realizacji Klient może zgłaszać uwagi i poprawki mieszczące się w ustalonym zakresie Zlecenia.
e) Jawność realizacji oznacza stały kontakt pomiędzy stronami, możliwość konsultacji projektu oraz możliwość zgłaszania uwag na bieżąco.
f) Wykonawca zobowiązuje się utrzymywać kontakt z Klientem i przekazywać informacje dotyczące realizacji nie rzadziej niż raz na 3 dni robocze, chyba że charakter prac wymaga dłuższego czasu realizacji konkretnego etapu.
g) Sobota, niedziela oraz dni ustawowo wolne od pracy nie są traktowane jako dni robocze.
h) Jeżeli Klient nie odpowiada w ustalonych kanałach komunikacji:
– po 3 dniach roboczych Zlecenie może zostać wstrzymane,
– po 7 dniach roboczych Zlecenie traci swój priorytet i trafia na koniec kolejki,
– po 10 dniach roboczych Wykonawca może anulować Zlecenie z winy Klienta.
i) Jeżeli Klient wcześniej poinformuje o planowanej nieobecności, okres ten nie jest liczony jako brak kontaktu.
j) W przypadku opóźnień wynikających z działań lub braku działań Klienta termin realizacji automatycznie wydłuża się o czas odpowiadający opóźnieniu.
k) Akceptacja projektu następuje wyłącznie wtedy, gdy Klient jednoznacznie potwierdzi, że przedstawiona wersja projektu jest finalna lub gotowa do zakończenia danego etapu.
l) Akceptacja części projektu nie oznacza automatycznej akceptacji całego Zlecenia.
m) Klient po zakończeniu Zlecenia otrzymuje prawo do zgłoszenia poprawek technicznych w ramach Wsparcia technicznego, ważne przez 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia Zlecenia.
n) Wraz z przekazaniem Dzieła, Klient otrzymuje plik podsumowujący ze wszystkimi szczegółami swojego zamówienia.
5. Płatności i warunki finansowe
a) Standardowo płatność podzielona jest na:
– 50% zadatku przed rozpoczęciem prac,
– 50% po zaakceptowaniu finalnej wersji projektu.
b) Klient ma obowiązek opłacić drugą część wynagrodzenia w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania informacji o zakończeniu Zlecenia, chyba że strony ustalą inaczej.
c) Dostępne formy płatności mogą obejmować przelew bankowy, BLIK, PayPal, Wise lub inne ustalone metody.
d) Waluta rozliczenia ustalana jest indywidualnie pomiędzy stronami.
e) Zadatek:
– przepada w przypadku anulowania Zlecenia z winy Klienta,
– podlega zwrotowi w podwójnej wysokości w przypadku anulowania Zlecenia z winy Wykonawcy,
– podlega zwrotowi w pełnej wysokości w przypadku siły wyższej.
f) Jeżeli Klient nie opłaci drugiej części wynagrodzenia w terminie:
– pliki nie są wydawane,
– licencja nie zostaje udzielona,
– projekt trafia do archiwum na okres 14 dni,
– po opłaceniu zaległości w tym czasie Klient otrzymuje projekt na normalnych zasadach,
– po upływie 14 dni Wykonawca może trwale usunąć projekt.
g) W przypadku anulowania Zlecenia z powodu braku kontaktu Klienta wymagane jest złożenie nowego zamówienia i nowa wycena.
h) W przypadku częściowego wykonania Zlecenia przed jego anulowaniem z winy Klienta Wykonawca ma prawo do wynagrodzenia odpowiadającego wykonanej pracy.
6. Prawa autorskie i licencjonowanie
a) Autorskie prawa osobiste do Dzieła pozostają przy Wykonawcy.
b) Klient otrzymuje licencję dopiero po:
– pełnym opłaceniu Zlecenia,
– oraz przekazaniu finalnych plików przez Wykonawcę.
c) Do momentu spełnienia obu powyższych warunków Klient nie posiada prawa do korzystania z projektu poza jego podglądem w ramach realizacji Zlecenia.
d) Licencja ma charakter niewyłączny, bezterminowy i nieprzenoszalny.
e) Klient może wykorzystywać Dzieło w swoich projektach prywatnych i komercyjnych, w szczególności w książkach, grach, animacjach, materiałach marketingowych lub innych większych projektach.
f) Klient może modyfikować projekt wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykorzystania go w swoim projekcie docelowym.
g) Klient nie może:
– sprzedawać Dzieła jako osobnego produktu,
– odsprzedawać samego projektu,
– sublicencjonować projektu,
– przekazywać praw do projektu osobom trzecim,
chyba że strony ustalą inaczej przed rozpoczęciem realizacji.
h) Pliki otwarte przekazywane są wyłącznie po wcześniejszym ustaleniu i Wykonawca ma prawo doliczyć dodatkową opłatę za ich przygotowanie.
i) Wykonawca może odmówić wydania części lub całości plików otwartych, jeżeli ich przekazanie jest niemożliwe, nadmiernie utrudnione lub mogłoby naruszyć prawa Wykonawcy albo podwykonawców.
j) Wykonawca nie odpowiada za zmiany wprowadzane przez Klienta w plikach otwartych ani za skutki takich zmian.
k) Klient może udostępniać projekt swojemu zespołowi, drukarni lub współpracownikom wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji swojego projektu.
l) W trakcie realizacji Klient może udostępniać podglądy projektu osobom trzecim wyłącznie w celu konsultacji i opinii.
m) Wykonawca ma prawo publikować wykonane projekty w portfolio, również w przypadku projektów anulowanych, jednak wyłącznie:
– w formie wizualnej,
– bez ujawniania poufnych informacji,
– bez publikowania szczegółów lore lub danych Klienta,
chyba że strony ustalą inaczej.
n) Klient może przed rozpoczęciem Zlecenia zgłosić indywidualne zasady poufności lub zakaz publikacji projektu w portfolio.
o) W miarę możliwości wykorzystania projektu Klient powinien oznaczyć autora projektu poprzez podanie imienia i nazwiska Wykonawcy oraz adresu strony internetowej.
p) Zabrania się wykorzystywania projektów do trenowania modeli AI lub datasetów bez wyraźnej zgody Wykonawcy.
q) Wykonawca standardowo nie wykorzystuje AI bezpośrednio do tworzenia projektów Klienta. Dopuszczalne jest wyłącznie pomocnicze wykorzystanie AI bez przekazywania materiałów Klienta.
7. Poprawki i zmiany w projekcie
a) W cenie Zlecenia zawarta jest jedna runda poprawek, chyba że strony ustalą inaczej.
b) Poprawki muszą zostać zgłoszone w ciągu 7 dni roboczych od przekazania finalnych plików.
c) Poprawki mogą dotyczyć wyłącznie zmian zgodnych z pierwotnymi ustaleniami projektu.
d) Zmiany znacząco zmieniające koncepcję projektu lub wykraczające poza zakres Zlecenia są traktowane jako nowe Zlecenie.
e) Wykonawca może odmówić wykonania poprawek, jeżeli:
– są zbędne,
– wykraczają poza ustalenia,
– zmieniają założenia projektu,
– zostały zgłoszone po terminie.
f) Czas realizacji poprawek ustalany jest indywidualnie, jednak jedna runda poprawek nie może trwać dłużej niż pierwotna realizacja Zlecenia.
g) Poprawki priorytetowe wykonywane poza kolejnością mogą wymagać dodatkowej opłaty.
h) Poprawki w ramach Wsparcia technicznego muszą zostać zgłoszone do 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia Zlecenia, chyba że strony ustalą inaczej.
i) Poprawki w ramach Wsparcia technicznego mogą obejmować tylko kwestie techniczne zlecenia tj. ponowne wysłanie plików, konwersję plików, pomoc przy uszkodzeniu plików, poprawę wad w projekcie zgodnie z wytycznymi innych podmiotów np. drukarni itp.
j) Wykonawca ma prawo zaoferować Klientowi indywidualny termin ważności Wsparcia technicznego.
8. Współpraca z innymi twórcami oraz przekierowywanie zleceń
a) Wykonawca może korzystać z pomocy podwykonawców.
b) Klient przed rozpoczęciem realizacji otrzymuje informację o zakresie prac wykonywanych przez podwykonawców.
c) Podwykonawcy są zobowiązani do zachowania poufności na takich samych zasadach jak Wykonawca.
d) Klient nie ponosi dodatkowych kosztów wynikających z udziału podwykonawców, chyba że strony ustalą inaczej.
e) Kontakt z podwykonawcami wymaga zgody obu stron.
9. Reklamacje i odpowiedzialność
a) Klient może zgłosić reklamację dotyczącą:
– błędów technicznych,
– niezgodności projektu z ustaleniami,
– wad wykonania,
– zawinionych opóźnień.
b) Reklamacja nie może dotyczyć:
– subiektywnej oceny estetycznej zaakceptowanego projektu,
– zmian dokonanych przez Klienta,
– skutków decyzji biznesowych lub marketingowych Klienta,
– działań osób trzecich niezależnych od Wykonawcy.
c) Reklamację należy zgłosić w ciągu 14 dni kalendarzowych od zakończenia i pełnego rozliczenia Zlecenia.
d) Reklamacje rozpatrywane są w ciągu 7 dni roboczych.
e) W przypadku uznania reklamacji Wykonawca może zaproponować:
– poprawki,
– rabat,
– częściowy lub całkowity zwrot środków w zależności od szczegółów zgłoszenia.
f) Odpowiedzialność Wykonawcy ogranicza się do wartości danego Zlecenia w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa.
g) Wykonawca nie odpowiada za sposób dalszego wykorzystania projektu przez Klienta po jego przekazaniu.
h) Klient ma obowiązek przedstawić plik podsumowujący Zlecenia w trakcie zgłaszania reklamacji.
10. Odstąpienie od umowy i rozwiązanie współpracy
a) Klient będący konsumentem może odstąpić od umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
b) Wykonawca może odmówić przyjęcia lub rozpoczęcia Zlecenia bez podawania przyczyny.
c) Wykonawca może odmówić realizacji Zlecenia w szczególności, gdy:
– narusza ono prawo,
– narusza prawa autorskie osób trzecich,
– propaguje treści nielegalne,
– propaguje treści obraźliwe wobec grup społecznych,
– proponowany termin realizacji jest nierealny,
– proponowane warunki współpracy są rażąco nieuczciwe,
– Wykonawca nie posiada dostępnych terminów.
d) Treści polityczne, kontrowersyjne lub NSFW same w sobie nie stanowią podstawy odmowy, o ile nie naruszają prawa lub zasad Regulaminu.
11. Dane osobowe (RODO) i archiwizacja plików
a) Administratorem danych osobowych jest Wykonawca.
b) Dane przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji Zlecenia, kontaktu z Klientem, obsługi płatności oraz realizacji obowiązków prawnych.
c) Dane mogą być przekazywane podwykonawcom lub dostawcom usług technicznych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Zlecenia.
d) Dane oraz materiały Klienta są traktowane jako poufne od momentu ich przekazania.
e) Klient posiada wszystkie prawa wynikające z RODO.
f) Pliki związane ze Zleceniem przechowywane są:
– na dysku roboczym podczas realizacji oraz 7 dni po zakończeniu Zlecenia,
– następnie przez 14 dni w archiwum,
– w przypadku problemów związanych z płatnością lub brakiem kontaktu projekt może zostać przeniesiony bezpośrednio do archiwum na 14 dni,
– po tym czasie pliki mogą zostać trwale usunięte.
g) Wykonawca może przechowywać wizualne rezultaty swojej pracy dłużej na potrzeby portfolio, bez przechowywania danych Klienta oraz materiałów poufnych.
12. Poufność
a) Wszystkie materiały, informacje i ustalenia przekazane przez Klienta są traktowane jako poufne.
b) Poufność obejmuje w szczególności lore, scenariusze, dokumentacje projektowe, materiały robocze oraz informacje dotyczące projektu.
c) Obowiązek poufności dotyczy zarówno Wykonawcy, jak i podwykonawców.
d) Poufność obowiązuje podczas realizacji Zlecenia oraz po jego zakończeniu na czas archiwizacji, chyba że strony ustalą inaczej.
13. Współpraca międzynarodowa
a) Wykonawca może realizować Zlecenia dla Klientów z różnych krajów.
b) Waluta, forma płatności oraz sposób rozliczenia ustalane są indywidualnie.
c) Koszty przewalutowania i opłat transakcyjnych ponosi Klient, chyba że strony ustalą inaczej.
d) Regulamin sporządzony jest w języku polskim. W przypadku tłumaczeń wersja polska pozostaje wiążąca.
e) Terminy i dni robocze ustalane są zgodnie z uzgodnieniami stron.
14. Postanowienia końcowe
a) Do umów zawieranych na podstawie niniejszego Regulaminu stosuje się prawo polskie.
b) W przypadku Klientów będących konsumentami stosuje się również bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa Unii Europejskiej.
c) Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności rozwiązywać spory polubownie.
d) Jeżeli polubowne rozwiązanie sporu okaże się niemożliwe, właściwy będzie sąd zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
e) Regulamin stanowi podstawę współpracy pomiędzy Wykonawcą a Klientem od dnia jego publikacji lub wskazanej jako „Ostatnia aktualizacja”.